Projektassistenz: Vielseitigkeit trifft auf Organisationstalent

Die Projektassistenz ist das Herzstück eines Projekts – und auf jeden Fall ein Organisationstalent mit Sinn für Kreativität. Eine Projektassistenz unterstützt das Team dabei, Ideen in die Realität umzusetzen – und das auf eine direkte, freundliche und effiziente Art. Einer der aufregendsten Aspekte dieses Jobs ist die Vielseitigkeit. Jeder Tag bringt neue Herausforderungen und Lernmöglichkeiten. Als Projektassistent/-in hast du die Möglichkeit, sowohl organisatorische Fähigkeiten als auch Kreativität und Problemlösungsfähigkeiten einzubringen. Und was sich sonst noch so hinter diesem Job verbirgt, klären wir jetzt!

Projektassistenz – eine ganz schön herausfordernde Sache

Denn da wäre zum einen das Zeitmanagement. Die Herausforderung ist, bei einer Vielzahl von Aufgaben und ständig wechselnden Prioritäten den Überblick zu behalten und Fristen einzuhalten. Die Chance dahinter: Durch effektives Zeitmanagement können wertvolle Fähigkeiten entwickelt werden, die nicht nur im beruflichen Kontext, sondern auch im Privatleben von Nutzen sein können. Mit Planung, einer klaren To-do-Liste und smarten Tools ist es möglich, den Überblick zu behalten und den Stress zu reduzieren.
Die nächste Herausforderung ist die Kommunikation. Denn oft arbeiten verschiedene Teammitglieder aus unterschiedlichen Abteilungen zusammen. Missverständnisse und Informationslücken können entstehen, was zu Verwirrung führen kann. Als Projektassistent/-in hat man aber die Chance, seine Kommunikationsfähigkeiten weiterzuentwickeln. Ein aktives Zuhören und klare, präzise Kommunikation können helfen, Brücken zu bauen und das Team zu einem harmonischen Ganzen zu formen.
Das Thema Flexibilität kommt als nächstes auf den Tisch. Die Herausforderung hier: Projekte ändern sich auch mal abrupt. Kundenwünsche, Marktbedingungen oder interne Umstrukturierungen können den ursprünglichen Plan über den Haufen werfen. Flexibilität ist der Schlüssel! Wer lernt, sich schnell an neue Situationen anzupassen und kreative Lösungen findet, der hat den Dreh raus. Diese Fähigkeit wird nicht nur in der Rolle einer Projektassistenz von Wert sein, sondern auch in vielen anderen Positionen.
Die nächste Herausforderung kommt im Doppelpack daher und nennt sich Druck und Stress. In der Projektassistenz kann es manchmal hektisch zugehen, besonders wenn Fristen nahen oder unvorhergesehene Probleme auftreten. Der Druck kann wirklich sehr herausfordernd sein. Die Chance dahinter: man kann lernen, die eigene Resilienz zu stärken. Entspannungstechniken, gesunde Work-Life-Balance und regelmäßige Pausen helfen dir, auch in stressigen Zeiten einen klaren Kopf zu bewahren.
Die Vielseitigkeit der Aufgaben, die dieser Job mit sich bringt, kann gleichzeitig bereichernd und überwältigend sein. Von der Organisation von Meetings über die Dokumentation bis hin zu administrativen Aufgaben – die breite Palette an Verantwortlichkeiten kann manchmal schwer zu bewältigen sein. Die Chance, die sich dahinter verbirgt: die eigenen Fähigkeiten diversifizieren und neue Kompetenzen entwickeln. Wer sich traut, sich in verschiedenen Bereich auszuprobieren, kann viel über sich, seine Vorlieben und Fähigkeiten lernen.

„Ich gehe einmal die Woche zum Yoga. Das wird hier bei FMS für alle Mitarbeitenden angeboten und findet direkt im Haus statt :).“
Pauline Sinagowitz, Projektassistentin bei FMS

Was sind die Verantwortlichkeiten einer Projektassistenz?

Die Verantwortlichkeiten einer Projektassistenz sind vielfältig – und wir fassen sie hier mal zusammen:

1. Projektkoordination

• Organisation von Meetings: Planung, Terminfindung und Koordination von Besprechungen sowohl intern als auch mit externen Partnern oder Kunden.
• Protokollführung: Dokumentation von Besprechungen sowie das Festhalten von Entscheidungen und Aufgaben.

2. Kommunikation

• Informationsweitergabe: Sicherstellen, dass alle Teammitglieder über relevante Informationen informiert sind. Dies umfasst das Teilen von Updates, Änderungen und Ergebnissen.
• Ansprechpartner sein: Für das Team, Stakeholder und manchmal auch für Kunden eine direkte Anlaufstelle für Fragen und Anliegen bieten.

3. Dokumentation und Berichterstattung

• Projektdokumentation: Erstellen und Pflegen wichtiger Dokumente wie Projektpläne, Protokolle und Budgetübersichten.
• Statusberichte: Regelmäßige Berichterstattung über den Fortschritt, Herausforderungen und Erfolge des Projekts an das Management und andere Stakeholder.

4. Zeit- und Ressourcenmanagement

• Zeitplanung: Entwickeln von Zeitplänen für Projektaktivitäten und Überwachung des Fortschritts, um sicherzustellen, dass Fristen eingehalten werden.
• Ressourcenzuteilung: Unterstützung bei der Planung und Verteilung von Ressourcen, um die Projektziele effizient zu erreichen.

5. Administrativer Support

• Verwaltung von Budgets: Unterstützung bei der Nachverfolgung von Ausgaben und dem Budgetmanagement des Projekts.
• Termin- und Reiseorganisation: Koordination von Reisen, Hotelbuchungen und anderen logistischen Details für Teammitglieder.

6. Qualitätskontrolle

• Überprüfung von Ergebnissen: Sicherstellen, dass Projektarbeiten den festgelegten Standards und Anforderungen entsprechen.
• Feedback einholen: Regelmäßiges Einholen von Feedback vom Team und den Stakeholdern, um Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren.

7. Risikomanagement

• Identifikation von Risiken: Aktives Erkennen möglicher Risiken und Herausforderungen, die den Projektverlauf beeinträchtigen könnten.
• Proaktive Lösungen: Arbeiten an Strategien zur Risikominderung in Zusammenarbeit mit dem Projektteam.

Was macht bei diesem Job am meisten Spaß?

Wir haben da mal unsere Projektassistentin Pauline Sinagowitz gefragt und sie hat geantwortet:
„Bei dem Job als Projektassistenz hat man die Möglichkeit an vielen unterschiedlichen Projekten mitzuwirken. Dadurch arbeitet man immer wieder mit anderen Projektleitern zusammen und bekommt unterschiedliche Eindrücke von den Projekten. Man arbeitet sehr eng mit der Projektleitung zusammen und kann somit stetig was dazu lernen. Dadurch lastet aber auch weniger Druck auf einem, weil die Projektleitung die Entscheidungen trifft.“

Projektassistentin Pauline erzählt, wie ein ganz normaler Tag in diesem Job so aussieht:

„Meistens bin ich mit eine der ersten früh im Büro. Ich checke vorerst immer meine Mails und schreibe mir danach meine ToDos für den Tag auf. Meistens schaue ich mir dann alle drei/ vier Projekte an, die ich gleichzeitig mitbetreue, um mich auf den neusten Stand zu bringen. Sollten mir Probleme bei den Projekten auffallen, rufe ich die Mitarbeiter direkt an und versuche mich darum zu kümmern. Jede Woche stehen Kundentermine an, auf die ich mich mit Hilfe der Reportings vorbereite. Dann setze ich mich jeweils mit den Projektleitern der einzelnen Projekte kurz zusammen und bespreche die wichtigsten Themen der Woche. Ggf. steht ein Projektstart an, ein neuer Talondurchgang, Quartalsende, etc. Gemeinsam besprechen wir alle offenen Themen und dann setze ich mich ran. Täglich prüfe ich dann die Daten der Projekte, schaue mir intensiv die Reportings dazu an und prüfe die Rechnungen der Mitarbeiter. Wenn dann akut in anderen Projekten Hilfe benötigt wird, kann ich schnell einspringen und helfen. Die meisten Projekte laufen bei uns ähnlich ab, weshalb man mal schnell in einem anderen Projekt aushelfen kann.“